1. Introdução
O fluxo de caixa se tornou, atualmente, uma ferramenta indispensável para a boa gestão de um negócio — seja ele de pequeno, médio ou grande porte. Sem ele, não é possível identificar a real situação do empreendimento, ter o controle da administração das finanças, evitar decisões precipitadas de investimento e saber o quanto de capital de giro será necessário.
Trata-se, portanto, do primeiro passo a ser dado pelo gestor assim que a empresa abre suas portas. Até porque a falta de uma análise dos indicadores financeiros faz com que o negócio enfrente dificuldades para prosperar.
O fluxo de caixa é, portanto, um instrumento financeiro básico e obrigatório para qualquer empresa, justamente porque lida de maneira direta com o ponto mais delicado do negócio: as transações financeiras e o futuro do empreendimento.
Vamos conhecer, neste artigo, todos os detalhes que caracterizam um fluxo de caixa eficiente e bem-feito, que seja capaz de caminhar junto da empresa e levá-la pela direção do desenvolvimento e do lucro.
Confira!
2. Entenda o que é fluxo de caixa
O fluxo de caixa é a ferramenta que o empreendedor usa para acompanhar toda entrada e toda saída de dinheiro e de recursos financeiros na sua empresa ao longo de um período predeterminado.
Ele é, portanto, o instrumento pelo qual ocorre o controle de toda essa movimentação financeira que envolve receitas, despesas, contas a pagar e a receber, empréstimos, faturamentos, reembolsos, rendimentos e vários outros itens financeiros que fazem parte da rotina de uma empresa.
O fluxo de caixa não é útil apenas para embasar o cálculo e verificar se haverá dinheiro até o final do mês, mas também — e principalmente — para respaldar um bom planejamento. Afinal, com base nele é possível prever pagamentos e recebimentos, calcular capital de giro e definir datas para a retirada de lucros e pró-labore, por exemplo.
3. Por que manter o foco no fluxo de caixa é essencial
Todas as decisões a respeito do caminho que a empresa deve seguir são articuladas e planejadas com base nas informações indicadas pelo fluxo de caixa. Um vício qualquer na ferramenta pode vir a representar um erro determinante de planejamento para todo o negócio e vir a refletir em prejuízos lá na frente.
Baseado em um resultado aparentemente positivo na receita apontado pelo fluxo de caixa, o gestor pode, por exemplo, vislumbrar um bom momento para expandir os negócios com a abertura de uma filial ou ampliar a área de atuação.
No entanto, se o relatório fornecido pela ferramenta estiver impreciso, desatualizado ou desfocado da sua real intenção, essas boas perspectivas podem se transformar em graves problemas financeiros para a empresa, já que a decisão esteve toda baseada em análises superficiais.
A seguir, enumeramos quatro benefícios que um fluxo de caixa focado e bem estruturado é capaz de proporcionar para o seu negócio. Acompanhe:
3.1. Ele aponta quais são os caminhos mais promissores para que a empresa possa crescer
O cenário apontado pelo fluxo de caixa permite que você vislumbre a situação financeira da empresa como um todo. Com essa espécie de mapa em mãos é possível identificar, por exemplo, quem são os maiores geradores de receita e onde estão as melhores oportunidades para o seu negócio naquele momento econômico específico.
Ter noção dessa conjuntura e da posição do negócio em relação ao mercado e à concorrência é extremamente eficaz para a empresa, pois isso pode gerar prospecções precisas para um crescimento totalmente rentável e bem-sucedido.
3.2. Indica onde estão as despesas desnecessárias
Assim como indica o rumo das melhores oportunidades, o fluxo de caixa também aponta o caminho inverso, mostrando onde estão os riscos iminentes e os pontos mais preocupantes do negócio — e em quais setores ou áreas a empresa está gastando demasiada e desnecessariamente.
Só assim é possível identificar gastos e despesas fixas desnecessárias ou clientes inadimplentes que passariam despercebidos se não fosse uma análise mais minuciosa dos pormenores de cada impasse.
No entanto, a partir desse apontamento negativo deve surgir a prevenção, com projetos e ações que buscam uma solução antecipada antes mesmo que a empresa venha a ter problemas.
3.3. Permite o planejamento e a definição de estratégias precisas para crescer
O contexto apresentado pelo fluxo de caixa tem muito a dizer sobre a situação financeira da empresa. Independentemente de apontar uma perspectiva positiva ou negativa, ele contribui muito para a assertividade das ações que visam ao crescimento da empresa e ao cumprimento dos objetivos desta — seja ele qual for: sair do vermelho, expandir para novos negócios e oportunidades ou manter o empreendimento no patamar em que ele está.
O que importa, na verdade, é entender que o fluxo de caixa funciona como uma espécie de base de sustentação para qualquer rumo que a empresa planejar tomar.
3.4. Ele fornece uma visão ampla do negócio e permite o equilíbrio entre receita e despesa no mesmo período
Os gráficos resultantes de um fluxo de caixa bem-feito exibem importantes alertas para a empresa. Ele antecipa, por exemplo, a visualização a curto, médio e longo prazo o montante de dinheiro que está previsto para entrar e o montante que deve sair da empresa em períodos semelhantes.
Isso permite o adiantamento de ações que buscam equilíbrio e organização nas contas e ajuda a determinar com mais precisão as condições de compra que você poderá oferecer. O importante, nesse caso, é alinhar os prazos de pagamento e o planejamento de estoque para os períodos mais lucrativos do ano — como as festas de fim de ano, a Páscoa, o Dia dos Pais, das Mães, dos Namorados e das Crianças.
4. Saiba como organizar o fluxo de caixa
O fluxo de caixa precisa ser alimentado com algumas informações básicas para que possa cumprir com seu objetivo de refletir a realidade financeira da empresa. A forma como você prefere mantê-lo — seja em um caderno, em planilhas de Excel no computador, em softwares específicos de gestão financeira ou em cartazes pendurados em salas de reuniões —, pouco importa.
O que faz mesmo a diferença é o tipo de dados e informações que você registra, pois apenas isso apontará onde estão as maiores despesas, os setores mais caros da empresa, os clientes mais pontuais e o que está gerando mais receita.
Confira, a seguir, quais são os quatro dados básicos que precisam obrigatoriamente constar no seu fluxo de caixa para que ele tenha o efeito desejado:
4.1. Período pré-determinado
Você pode fazer a atualização e o controle do fluxo de caixa da sua empresa todos os dias, semanalmente, quinzenalmente ou a cada mês. A frequência é uma escolha sua, dependendo do tipo de negócio que você mantém e da rotina existente dentro dele.
O único alerta é com relação às periodicidades muito espaçadas, que devem ser evitadas para que você não perca o controle da ferramenta e de todas as várias transações financeiras que acontecem dentro da empresa.
4.2. Movimentações financeiras fixas e periódicas
Separe as receitas e as despesas fixas das que são periódicas. Assim, você terá a exata noção do que entra e do que sai todos os meses sem margem para dúvidas e não se ilude com as entradas e saídas que variam a todo momento e conforme os ciclos.
Isso também permite que você tenha uma visão geral do negócio e saiba em que momento do ano a situação estará mais crítica e mais tranquila para firmar novos compromissos ou abraçar novas oportunidades, por exemplo.
4.3. Contas a pagar
Tudo aquilo que for despesa deve estar discriminado em uma coluna ou linha específica, independentemente de representar gastos externos (com fornecedores e pequenas reformas, por exemplo) ou internos (com salários, aluguel, impostos e compra de materiais).
É importante manter também a reserva de uma pequena margem para gastos de segurança e imprevistos. Não se esqueça de detalhar a forma de pagamento na planilha — se à vista ou parcelada — para evitar que você dê por encerrado uma conta que ainda se arrastará por alguns meses.
4.4. Contas a receber
Assim como acontece com as contas a pagar, o seu fluxo de caixa também precisa especificar com exatidão os valores que a sua empresa deve receber a cada mês.
E isso inclui os valores menores provenientes dos recebimentos parcelados, que nunca devem apontar o montante cheio se não foi esse o combinado com o cliente. O importante é que você tenha uma noção exata do que terá em caixa no mês seguinte e nos próximos — o chamado “saldo provisionado”.
5. Mantenha um fluxo de caixa campeão
Além das informações a registrar, você também pode deixar a formatação do seu fluxo de caixa mais atraente e fácil de ser visualizada, principalmente devido à grande quantidade de números e informações que se concentram na ferramenta.
Isso ajuda a identificar com mais rapidez e segurança o que exige uma atenção maior e o que está trazendo lucro e boas notícias para a empresa. A seguir, apresentamos três dicas de como você pode fazer isso:
5.1. Separe as informações por categorias
As informações contidas no fluxo de caixa podem estar todas reunidas em uma única tela ou divididas por categorias, o que facilita muito na hora de analisar apenas um apontamento em específico. Além disso, dentro da cada categoria, você ainda pode criar ramificações que ajudam a organizar os dados
Nesse formato, você pode criar quantas categorias quiser e achar melhor, desde que mostrem a mesma informação de maneiras diferentes e que permitam uma análise mais ampla em cada uma delas.
5.2. Agrupe as informações por centros de custos e de lucro
Na mesma ideia da separação anterior, você também pode subdividir o seu fluxo de caixa de forma gráfica por meio dos chamados centros de custo e de lucro.
Mantendo as mesmas categorias já criadas, essa nova subdivisão pode mostrar uma visão diferente da planilha, mais ampla, que pode apontar para questões mais específicas envolvendo o dinheiro: de onde ele vem e para onde está indo, por exemplo.
5.3. Use cores e sinais
Para facilitar a leitura, você pode diferenciar as receitas e as despesas de cada categoria e de cada subdivisão sugerida anteriormente por sinais ou cores diferentes: o vermelho, por exemplo, pode indicar “perigo” e o verde pode ser usado para o “siga livre” — imitando a função de um semáforo que já provoca a identificação imediata das cores e seus significados.
Outra ideia é utilizar também sinais de subtração em frente aos valores mais preocupantes ou de adição nos mais rentáveis. O importante, na verdade, é deixar seu fluxo de caixa ainda mais prático e de fácil interpretação na hora da avaliação do todo.
6. Evite os 4 principais erros do fluxo de caixa
Para que o fluxo de caixa tenha a eficiência que se espera dele, é importante que o gestor tenha muita atenção ao incluir na ferramenta o registro dos dados necessários. Afinal, é dali que saem as decisões a respeito do planejamento de resultados, do caminho que a empresa tem condições de tomar e para onde se desenvolver — e das estratégias mais adequadas para alcançar esse desenvolvimento.
Se isso não acontecer, toda as decisões do negócio ficarão baseadas em uma análise superficial, o que poderá resultar em prejuízos financeiros a curto e a longo prazo. Portanto, conheça, a seguir, os quatro erros mais comuns registrados nos fluxos de caixa das empresas que têm consequências graves e precisam ser evitados ao máximo.
6.1. Não atualizar as informações
Para que o fluxo de caixa da sua empresa consiga ser realmente eficiente como se espera é preciso que esteja sempre atualizado. De preferência, diariamente. Não adianta muito cadastrar as entradas e saídas de dinheiro de forma semanal ou quinzenal, porque isso terá um impacto direto na gestão, no capital de giro e no funcionamento das atividades diárias — além de aumentar as chances de erros.
Fica inviável, por exemplo, que você saiba de maneira precisa o montante de dinheiro que está sendo investido e o quanto está em posse de terceiros, fazendo com que você perca o controle da saúde financeira do seu negócio e baseie o planejamento orçamentário da empresa em valores falsos e lucros que não existem. Você também não conseguirá antecipar os problemas e os riscos que se avizinham e poderiam ser facilmente percebidos e corrigidos.
O que fazer: quando você faz o acompanhamento diário do fluxo de caixa, a atualização das informações e dados que constam nele também precisa seguir esse ritmo. Isso porque as compras, as vendas e os empréstimos, por exemplo, acontecem todos os dias, sem cessar. Portanto, qualquer entrada e qualquer saída de dinheiro precisa ser registrada, por menor e mais simples que seja.
6.2. Não dividir o fluxo de caixa em categorias
Não basta atualizar os dados do fluxo de caixa diariamente, se a ferramenta não for capaz de ajudá-lo a identificar as despesas, os lucros e os desperdícios do negócio. Para isso, o fluxo de caixa precisa estar dividido em categorias que facilitem a busca e a comparação dos dados, números e valores lá cadastrados e, principalmente, que indiquem de forma simples o que entra e o que sai de dinheiro. Isso permite que você consiga controlar cada centavo que sai entra do caixa.
Dessa forma, você poderá consultar com mais agilidade as naturezas das contas com as quais está lidando — de que se trata, de onde é, de quem é, para quando é e o montante que elas representam. A partir disso será possível identificar as oportunidades de lucro, direcionar os investimentos para as áreas certas e estabelecer estratégias de controle e redução de gastos e desperdícios desnecessários.
O que fazer: discrimine a origem das receitas e o destino das despesas de forma que seja fácil visualizar cada detalhe do que entra e do que sai. Essa divisão pode se dar, por exemplo, por recebimento (dinheiro, cheque pré-datado, cartão de crédito, duplicata, etc), por saídas (impostos, fornecedores, salários, comissões a vendedores, encargos sobre a folha de pagamento, contas fixas, despesas bancárias, material de escritório, financiamento, etc) e por setores (produção, compra e venda, propaganda e marketing, matéria-prima e administrativo).
6.3. Achar que os detalhes e os baixos valores são desnecessários
A regra de ouro do fluxo de caixa é a precisão. Portanto, ele deve refletir exatamente a situação financeira da empresa naquele momento, já que todas as decisões a respeito do planejamento e das estratégias estão baseadas nesse tipo de informação.
Isso significa que tudo o que acontece na organização deve constar na ferramenta também, o que inclui tanto as compras e vendas de alto valor como também as de valor irrisório. Aliás, não esqueça — nunca! — de considerá-las, por mais que, em um primeiro momento, elas aparentem ser irrelevantes.
Em geral, a somatória dos baixos valores acaba ultrapassando uma compra ou venda de alto valor. E isso interferirá diretamente na receita que a empresa tem disponível naquele momento. Portanto, não ignore nada!
O que fazer: registre no fluxo de caixa tudo o que for comprado e vendido, independentemente de valor. Isso inclui materiais de escritório, lâmpadas e pequenos consertos.
6.4. Contar com um dinheiro que ainda nem entrou
Tenha sempre em mente a ideia principal do fluxo de caixa: registrar informações atuais e passadas para que, com esses dados, você consiga fazer o planejamento futuro da empresa e definir as estratégias de investimento mais adequadas.
Portanto, a venda de determinado produto ou serviço feita a prazo deve ser cadastrada exatamente da forma como ocorreu para evitar confusão e prejuízo na rotina e nas atividades operacionais da organização. Por mais que seja mais rápido, fácil e prático registrar a venda de uma única vez logo que o negócio é fechado, não caia nessa.
Caso contrário, você inevitavelmente contará com um dinheiro que ainda nem existe e que só estará disponível 30 dias depois — e, ainda assim, com um valor bem menor do que o total esperado.
Além disso, você não tem como prever os atrasos e a inadimplência do comprador e, com um fluxo de caixa sem exatidão, situações de dívida e de cobrança poderão ficar prejudicadas.
O que fazer: registre os valores apenas quando o dinheiro, de fato, entrar, e não na data que a venda aconteceu. Isso ajudará a apontar com precisão a receita da sua empresa.
Além disso, detalhe as características de cada venda conforme as condições em que ela ocorreu, apontando em quantas parcelas será paga, qual é o valor de cada uma delas e como será realizado o pagamento (se em dinheiro, cartão, cheque, etc). O mesmo deve ocorrer com as despesas: só lance o pagamento como saída quando ele for efetivamente realizado.
7. Conclusão
Em meio a um cenário de instabilidade e de crise política e econômica, qualquer decisão equivocada ou precipitada na gestão financeira pode custar todo o patrimônio de uma empresa. Por isso, vale reforçar a importância da manutenção de um fluxo de caixa que seja realmente eficiente e cumpra com o seu dever maior de proteger o negócio.
Acompanhar de perto as obrigações que envolvem as contas a pagar e os valores a receber é o mínimo que você, como gestor, deve realizar hoje. O detalhamento decorrente de um fluxo de caixa bem-feito permite um controle preciso e minucioso de todos os custos e o volume de compras que o seu negócio conseguirá suportar nos meses futuros, sem depender de crédito bancário para a manutenção do capital de giro.
Isso também tornará mais fácil identificar as decisões que ajudarão a sua empresa a tomar o rumo do desenvolvimento, a partir da implementação de medidas simples — como a definição das datas e períodos mais adequados para prever pagamentos e aguardar recebimentos e realizar promoções para redução de estoque, por exemplo.
Fique de olho, portanto, no desempenho do seu fluxo de caixa e procure corrigir todas as inconsistências que ele pode estar apresentando. Mantê-lo atualizado e bem organizado só tornará a rotina administrativa da sua empresa ainda mais clara e eficiente, ajudando você a seguir pelo melhor caminho e tomar as decisões corretas!
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