Já se perguntou como otimizar tempo em reuniões de trabalho? Elas são imprescindíveis para o bom funcionamento do negócio e sua gestão empresarial. Muitas vezes, no entanto, se revelam ineficientes e improdutivas, sobretudo quando não há um objetivo nem duração determinada.
O resultado é a perda de tempo e dinheiro, quando deveria ser justamente o contrário. Isso porque são nesses momentos em que os funcionários interagem, discutem ideias e apresentam propostas de melhorias.
Para evitar essa situação, no post de hoje vamos apresentar 5 dicas que ajudarão você a otimizar tempo em reuniões e torná-las mais produtivas e interessantes para sua empresa. Confira todas elas logo abaixo!
1. Para otimizar tempo em reuniões, delimite um tempo de duração
Ao comunicar sua equipe sobre uma reunião, defina um tempo de duração para que ela seja realizada. Isso inclui informar o horário com antecedência, permitindo que todos possam se programar para comparecer sem prejuízos no cumprimento do próprio trabalho.
Além disso, prefira reuniões durante a manhã ou no início da tarde. Quando acontecem no fim do dia, podem deixar os funcionários impacientes para ir embora.
O responsável pela condução do encontro deve estar presente no local antes mesmo do combinado, a fim de verificar se tudo está de acordo e ratificar a ideia de que o horário é realmente aquele informado.
Nesse sentido, atrasos não devem ser tolerados — no máximo, 5 minutos. Isso garante que todos participem da reunião desde o início e evitem atrasos para terminar.
Otimizar tempo em reuniões inclui o fato de que elas devem ter hora para começar e terminar. É naquele período estipulado que a pauta será discutida e resolvida. Não demarcar um tempo de duração faz com que elas se prolonguem e acabem sem rendimento algum.
2. Defina uma pauta
Outro grande erro de alguns gestores é o agendamento de reuniões sem uma pauta predefinida. Quando se deixa uma reunião aberta a quaisquer temas, a tendência é que ela seja longa e infrutífera.
Por isso, determine uma pauta para cada encontro e a informe com a antecedência necessária de acordo com sua profundidade. Além do assunto a ser discutido, deixe claro as especificidades do tema e qual o objetivo daquela discussão.
A definição da pauta faz com que os funcionários se dirijam à reunião já com uma ideia sobre o que querem falar e o que precisa ser conversado sobre o assunto, intensificando sua produtividade.
Mas muito cuidado com o número de tópicos. Delimite um máximo de três questões a serem abordadas e resolvidas. Se a reunião tiver muitas pautas, pode ficar cansativa e fazer com que alguns assuntos acabem não recebendo a atenção merecida.
Se realmente houver a necessidade de colocar vários temas em foco, prefira fragmentar a reunião para que todos os problemas recebam a importância devida.
3. Crie interação entre os participantes
Além de informar a pauta com antecedência, uma outra forma de otimizar tempo em reuniões é solicitar que cada um pense a respeito do assunto para apresentar sua opinião posteriormente.
É fundamental dar a oportunidade de todos os presentes mostrarem suas ideias, sugestões e reivindicações, além de incentivar para que o façam.
Durante a reunião, permita que os participantes falem antes do responsável. Isso faz com que todos se sintam mais à vontade para se expressar, pois ainda não sabem se estão apresentando ideias contrárias às do líder.
Você também pode marcar encontros com pequenos grupos, evitando reuniões com um número grande de funcionários. Quando há muita gente, as ideias nem sempre são efetivamente discutidas.
Nesse sentido, marque reuniões com as pessoas que realmente precisam estar ali e que são importantes para a solução de cada tema.
Se for necessário, os que estiverem presentes — geralmente chefes de setores ou responsáveis por um projeto — podem marcar outras reuniões com seus subordinados para transmitir as decisões tomadas, ou até mesmo ouvi-los previamente para levar as ideias já discutidas.
4. Quando for possível, dispense formalidades
É claro que a informalidade não pode ser característica de toda e qualquer reunião. Algumas precisam ser encaradas com a seriedade exigida.
No entanto, para decisões corriqueiras entre o gerente geral e seus funcionários, prefira dar um toque informal aos encontros. Isso faz com que todos se sintam mais à vontade e abertos a falar.
Para isso, não comece a reunião já com o assunto da pauta. Deixe uns minutos iniciais para contar alguma história de sucesso ou bater um papo com as pessoas enquanto elas vão se sentando.
Também evite começar com algo ruim ou destacando atitudes inapropriadas. O ideal é deixar os assuntos mais delicados ou os “puxões de orelha” generalizados para o fim do encontro.
Outro modo de conferir um tom mais informal é oferecendo pequenos aperitivos ou mesmo começando com um café da manhã.
Essa atmosfera de simplicidade deixa os funcionários mais confiantes e dispostos. Afinal, o ideal é que todos os convidados apresentem suas ideias, tragam suas informações e propostas para que seja tomada a melhor decisão.
5. Conclua a reunião com uma ata
Para que a reunião seja efetivamente produtiva, ela precisa ter uma conclusão. E isso é feito com a redação de uma ata em que ficam registradas todas as decisões, bem como a distribuição de tarefas e os objetivos traçados.
Não há dúvida de que cada participante deve fazer suas próprias anotações, principalmente sobre o que considera importante para seu próprio trabalho.
No entanto, é fundamental ter uma ata geral sobre os principais pontos debatidos e resoluções feitas. Também é interessante encaminhá-la por e-mail a todos os participantes ou interessados para que não restem dúvidas sobre o que precisa ser realizado e a responsabilidade de cada um.
Como você pôde ver, existem ideias bastante interessantes para você se inspirar e dar um novo ritmo às reuniões da sua empresa. E com as sugestões acima você verá que esses encontros se tornarão muito mais satisfatórios, fáceis de conduzir, além de trazerem bons resultados em termos de produtividade.
Agora que você já sabe melhor como otimizar tempo em reuniões, compartilhe este post nas redes sociais para que mais profissionais possam aprender com essas dicas!