Realizar a gestão financeira de uma empresa nada mais é do que fazer uma boa administração dos seus recursos, possibilitando que ela maximize seu desempenho, minimize os gastos e opere com resultados satisfatórios.
Se realizado corretamente, este conjunto de ações tem como resultado o aumento do lucro em suas atividades, ao mesmo tempo em que diminui seu risco de falência ou de perdas financeiras.
Porém, uma boa gestão financeira requer tempo e esforço para ser implementada. Executar as práticas para manter o controle financeiro em uma empresa é um exercício de dedicação e disciplina. Da mesma forma, realizar um planejamento de curto, médio e longo prazo que tenha metas claras a serem atingidas e que sirva como norte para as atividades do dia a dia da empresa não é uma tarefa para qualquer um.
Logo, se você ainda não sabe como realizar a gestão financeira do seu empreendimento, ou não entendeu porque ela é tão importante para o sucesso de qualquer empresa, não se preocupe.
Neste artigo, mostraremos todos os passos para cuidar das finanças de seu negócio, explicando como fazer o planejamento financeiro inicial, a administração de seu fluxo de caixa, passando pela gestão do seu estoque e pela rotina de controle de gastos, entre outras práticas. Você também conhecerá os erros mais comuns cometidos na gestão financeira e aprenderá como evitá-los. Ficou interessado? Então confira!
Entenda a importância da gestão financeira para a sua empresa
A gestão financeira é um conjunto de procedimentos que envolvem o planejamento, a análise e o controle das finanças de qualquer empresa. Seu propósito principal é melhorar os resultados apresentados pela organização, aumentando a geração de lucro líquido vindo de suas atividades e, consequentemente, o valor de seu patrimônio.
Entre outras coisas, a gestão financeira permite:
- saber se a empresa está tendo lucro ou prejuízo em suas atividades, por meio da elaboração do demonstrativo de resultados;
- precificar os seus produtos corretamente, por intermédio da matriz de formação de preços, custos e despesas;
- saber como anda o saldo do caixa, o valor das contas a receber e das contas a pagar, o valor dos estoques das mercadorias e o volume das despesas fixas e financeiras, por meio dos registros contábeis e financeiros;
- saber a origem e a movimentação de dinheiro dentro da empresa, por intermédio do controle diário dos fluxos de caixa;
- administrar o capital de giro da empresa, por meio do planejamento do ciclo financeiro de suas operações;
Ou seja, uma boa gestão acaba sendo a principal ferramenta para se traçar uma estratégia completa para a operação da empresa. Ela permite que os empresários sejam capazes de determinar as suas metas de curto, médio e longo prazo, ajudando na tomada de decisões sobre o negócio e viabilizando uma administração mais eficiente.
No entanto, é muito comum que empresas deixem de realizar a gestão financeira, muitas vezes a classificando como uma atividade de menor importância. Esse é um erro que pode comprometer o crescimento e até mesmo a própria sobrevivência do seu negócio.
Saiba como fazer um planejamento financeiro eficiente
A primeira etapa para realizar uma gestão financeira eficiente é o planejamento. Ao planejar suas finanças, você define objetivos gerais para a empresa e, em seguida, os desdobra em metas que lhe deem a garantia de alcançá-los.
Defina as suas metas financeiras
Metas são elementos que devem fazer parte da gestão do seu negócio. São elas que permitirão chegar aos propósitos que você traçou para cada área da sua empresa. Se você tem o objetivo financeiro de dobrar o faturamento em dois anos, por exemplo, poderá criar metas para ajudá-lo a atingir esse objetivo.
Além da definição de suas metas, é importante desenvolver planos de ação que indiquem o caminho que os gestores deverão seguir para alcançar os resultados propostos. Fazendo isso, você amenizará erros que eventualmente acontecerão em sua gestão, além de poder corrigir e melhorar aquilo que foi definido.
Veja exemplos de metas financeiras que podem ser controladas e as definições de cada uma delas:
Meta mensal de faturamento
É considerada o faturamento do valor bruto do que foi vendido pela sua empresa. Ao estabelecer uma meta de faturamento é importante considerar o valor que você deve receber para cobrir todos os seus gastos fixos (aluguel, folha de pagamento, etc.) e variáveis, além de considerar o percentual de lucro.
Meta de gastos mensais
Assim como é importante estabelecer uma meta de faturamento, definir uma meta de gastos também é essencial. Afinal, para que toda a empresa opere de forma saudável financeiramente, é preciso que as receitas superem os gastos. Por isso, você deve, por exemplo, estipular como meta que seus gastos não deverão ultrapassar 45% do seu faturamento.
Meta de lucro mensal
Mais do que saber quais são as suas receitas, ao cuidar das finanças o gestor deve estabelecer uma meta para sua margem de lucro. Alguns pontos alimentam essa margem, como despesas com vendas, administrativas, custos de produção e, ainda, os preços praticados. Para manter uma margem de lucro que faça com que a empresa permaneça competitiva e rentável, crie uma meta de lucro para ser alcançada a cada trimestre.
Classifique as movimentações financeiras
Depois de definir quais são as metas que a empresa deve trabalhar, começa a etapa de verdadeiramente administrar o dinheiro da empresa. Para isso, o gestor precisa classificar corretamente o que entra e sai do caixa, além de saber avaliar o resultado financeiro que se forma após determinado período.
Essas informações ajudam a emitir relatórios completos, identificar atrasos, perdas e até mesmo oportunidades de melhoria. Quando a empresa não realiza as atividades de registro de forma correta perde o total controle sobre as suas finanças e, assim, não consegue mensurar os verdadeiros ganhos.
Entradas
As entradas compõem todos os valores efetivamente recebidos no mês. Fazem parte todas as vendas à vista, valores pagos por operadoras de cartão de crédito, recebimento de boletos, duplicatas e cheques, bem como lucros relativos a investimentos. Lembre-se de que, se a sua empresa parcela compras ou emite duplicatas, os seus valores devem ser refletidos nas previsões dos meses futuros.
Saídas
São todos os valores efetivamente pagos no mês, como os impostos, a folha de pagamentos, as contas de consumo (água, luz, telefone, internet e gás), o pró-labore do proprietário ou dos sócios, o pagamento aos fornecedores, os gastos de marketing e os materiais de escritório. Enfim, são todos os gastos que sua empresa tem, agrupados em categorias.
Saldo operacional
É obtido pelo valor das entradas, subtraído dos valores das saídas, sem contar com o saldo inicial ou anterior. Sua função é mostrar se as operações da empresa tiveram superávit ou déficit no mês.
Empresas que sofrem fortes sazonalidades ou que estão no início de suas operações, tendem a ter a operação deficitária em alguns meses e a se recuperarem e se tornarem superavitárias nos meses seguintes. No entanto, o ideal é que as entradas sejam superiores às saídas.
Saldo final
É o saldo operacional somado ao saldo anterior ou inicial. Ele permite constatar quanto dinheiro realmente está sobrando ou faltando para que sua empresa se sustente. Caso falte, você precisará recorrer a empréstimos, replanejar as saídas e buscar novas entradas para o seu negócio.
Também é possível que este saldo fique negativo em alguns momentos, por causa da compra de maquinários, reformas do ponto de vendas ou outros investimentos. Nestes casos é importante que se faça um bom planejamento para tomada de empréstimos ou aporte dos sócios.
Controle o fluxo de caixa
Saber como acontece à movimentação de dinheiro dentro de sua empresa é fundamental para realizar sua gestão não só financeira, mas também operacional. Os empreendedores precisam saber exatamente o que ganham e o que podem gastar e investir. Somente por meio de um controle de fluxo de caixa será possível adquirir estes benefícios.
Será ele que evidenciará a origem dos recebimentos, o destino dos pagamentos e a necessidade de capital de giro para financiar as operações cotidianas de sua companhia.
No Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) são registradas todas as operações de recebimentos e pagamentos na data em que elas ocorrem de fato, segundo o regime de caixa.
Por exemplo, se foi realizada a compra de um item de 3 mil reais em três parcelas, o valor será registrado três vezes nas respectivas datas de pagamento. Com isso, é possível ter um controle mais preciso das finanças da empresa. O regime de caixa permite saber melhor quando sua empresa realmente terá dinheiro disponível, quando precisará de empréstimos ou quando poderá investir em inovações.
No entanto, não basta registrar todas as movimentações financeiras. Além disso, é imprescindível escolher um período em que as movimentações serão controladas e reunir todos os saldos das contas que fazem parte da empresa, desde as contas bancárias até o dinheiro disponível para investimentos.
Ter uma rotina de lançamentos das entradas e saídas e de conciliação de saldos evita pagamentos em atraso e elimina a possibilidade de pagar juros e multas.
Controle o estoque com sabedoria
O controle de estoque é um processo tão importante quanto à própria gestão financeira. Normalmente, um estoque representa o investimento principal da empresa, ou seja, ele é a materialização da fonte de renda do negócio. Logo, se ele não for bem planejado e acompanhado, a empresa terminará tendo prejuízos em vez de gerar lucros com suas vendas. Para realizá-lo da melhor forma, o gestor deve focar em algumas práticas:
Alinhe o fluxo de vendas com o volume de estoque
É extremamente importante que o seu estoque esteja dimensionado em consonância com o seu ritmo de vendas. Isso contribui para que não haja reposição desnecessária de produtos, para que não faltem mercadorias de grande fluxo de saída (vendas) e para que você consiga visualizar quais os produtos sem giro, contribuindo para o desenvolvimento de estratégias que fazem dar vazão a eles.
Realize inventários periódicos
Para um controle efetivo, é indispensável que a empresa adeque, constantemente, o seu estoque físico real ao virtual. Além de ter dados mais concretos sobre a realidade do seu estoque para as decisões de compra e disponibilidade de vendas, o controle de inventário periódico contribui para identificar desvios, furtos, produtos próximos à data de vencimento e outras questões que podem te poupar de uma grande perda de dinheiro.
Acompanhe o estoque junto ao capital de giro
O estoque é um investimento imobilizado, por isso, é tão comum escutarmos que “estoque parado é dinheiro parado”. É também por esse motivo que é indispensável que as finanças de seu negócio estejam integradas a ele, para que você acompanhe a disponibilidade de capital de giro para realizar transações e negociações que caibam no orçamento.
Se há pouco capital e muito estoque, por exemplo, talvez seja melhor promover ações que fomentem o giro de produtos para obter mais dinheiro, antes de realizar novos investimentos.
Tomar novos empréstimos para realizar novas compras para o seu estoque pode resultar não apenas em manter mais dinheiro parado em sua empresa, mas também na falta de organização devido ao pouco espaço para armazenagem dos produtos. Isso gera a necessidade de mais investimento em infraestrutura, sem a real necessidade.
Tenha uma relação próxima com os fornecedores
Manter uma boa relação junto aos seus fornecedores é também um ponto imprescindível para um controle de estoque eficiente. Isso porque, além de conseguir melhores preços, um relacionamento mais próximo contribuirá para que você seja atendido com qualidade em casos mais urgentes, bem como barganhar prazos e condições de pagamento e entrega que favoreçam o seu negócio.
Reduza gastos supérfluos
Monitorar bem a matriz de gastos de uma empresa é mais um passo dado rumo a uma gestão financeira eficiente. Um bom controle de gastos implica em cortes de despesas e custos supérfluos, o que automaticamente traz benefícios, tanto para o fluxo de caixa quanto para a lucratividade da empresa.
Em um mercado cada vez mais competitivo, essa necessidade se torna ainda maior. A maioria das empresas precisa sempre manter os seus custos sob controle, para conseguirem operar da forma mais eficiente e superarem a concorrência.
Por isso, é muito importante saber como fazer a gestão de custos de um negócio da melhor forma, avaliando corretamente qual custo deve ser mantido e executando os cortes no momento certo e do jeito mais adequado.
Defina quais são os gastos estratégicos e investimentos da empresa
Para separar qual gasto é estratégico para a empresa e qual é dispensável, faça sempre a seguinte pergunta: “qual será o retorno que esse investimento trará para a empresa no futuro?”.
Se for percebido que determinada despesa pode contribuir com resultados muito positivos futuramente, ela não deve cortada em nenhuma hipótese. Normalmente, esses custos são investimentos relacionados à inovação tecnológica e à qualificação de funcionários. Apesar de terem um efeito indireto e mais subjetivo, contribuem para melhorar a qualidade do produto ou serviço oferecido.
Já os gastos não estratégicos não possuem quase nenhum impacto sobre as perspectivas futuras da empresa. Eles são divididos em duas categorias: os necessários e os supérfluos.
Gastos necessários
São aqueles indispensáveis para o funcionamento da empresa. Logo, não podem ser eliminados, mas apenas reduzidos. São compostos pelas despesas básicas como água, luz, telefone, internet, manutenção e limpeza e recursos humanos.
Gastos supérfluos
Como o próprio nome diz, supérfluo é aquele tipo de gasto que em nada influenciam no resultado da empresa e não interferem diretamente no bom funcionamento dela. Normalmente, são compostos por “luxos” e despesas banais, podendo assim ser eliminados ou substituídos sem maiores problemas.
Faça um planejamento de corte de gastos em conjunto com a equipe
Toda empresa divide as suas atividades entre diversos setores, que normalmente se encontram isolados um do outro. Por isso, apenas depois de conversar com os responsáveis dos próprios setores, que o gestor terá condições de analisar quais custos são essenciais para empresa e quais não são.
Tenha cuidado ao reduzir gastos com funcionários
Quando a empresa decide cortar um benefício direto de seus funcionários, como plano de saúde, por exemplo, o impacto que isso causa na produtividade pode ser muito grande.
Por isso, toda organização deve prezar pelo bem-estar de seus colaboradores. Se alguma mudança quebra esse princípio, o resultado mais provável será de queda na produção seguida da queda na qualidade do trabalho.
Evite 3 erros que várias empresas cometem
Não precifique os seus produtos da forma errada
Ainda é muito comum ver empresas calculando seus preços da maneira incorreta, por meio de estimativas ou com base apenas na comparação dos valores cobrados pela concorrência. O jeito certo de calcular o preço de venda de um produto varia de acordo com o negócio. Porém, conhecer como é formada a matriz de custos de sua produção é o primeiro passo para encontrar o seu valor ideal.
Quanto a empresa gasta efetivamente pra produzir o seu produto, incluindo matéria-prima, mão de obra e outros custos variáveis e fixos? Qual será a margem de lucro aplicada em cima disso? Qual porcentagem de desconto é possível conceder para o cliente, sem comprometer o caixa?
As respostas para essas perguntas serão a base para o gestor financeiro se aproximar de um valor justo de precificação para a venda de seus produtos.
Não misture as contas da empresa com o dinheiro próprio
Esse ainda é um dos erros mais cometidos, principalmente, pelos pequenos e médios empresários. Misturar as finanças da pessoa física com o orçamento da empresa é um problema de desorganização recorrente, que pode comprometer os resultados no final do mês.
Para evitar esse tipo de confusão, é importante fazer uma separação completa das contas da empresa do dinheiro do próprio bolso, eliminando da rotina da organização qualquer gasto ou recebimento que esteja relacionado à vida pessoal. Outro ponto é estabelecer uma quantia de pró-labore para retiradas mensais e efetuar quaisquer reembolsos ou investimentos que ocorram na empresa de forma organizada e planejada.
Não deixe de automatizar os processos
Muitas pequenas empresas não possuem um sistema ou metodologia confiável para realizar o seu controle financeiro. Isso torna o gerenciamento muito difícil no dia a dia.
Com a evolução da tecnologia, ficou mais fácil utilizar recursos mais práticos e modernos, a fim de melhorar determinados processos. Com isso, você pode exportar todas as informações financeiras da sua empresa em um aplicativo ou software que gerará resultados completos.
Alguns gerenciadores e, até mesmo, aplicativos, oferecem funcionalidades importantes, assim o gestor não precisará perder tempo com preenchimentos, cálculos, demonstrativos mensais, etc. Um software financeiro ajuda muito nessa tarefa, pois torna mais prático e eficiente o controle das finanças da empresa.
Busque auxílio de uma consultoria externa
Cada vez mais as empresas estão cientes e atentas ao trabalho das consultorias externas, especializadas em gestão e administração empresarial. Ao trazer essas consultorias para atuar no dia a dia do negócio, a empresa consegue melhorar a eficiência de seus processos internos. Isso cria um efeito que se perpetua por todas as áreas do empreendimento, até resultar em uma melhora direta nos seus resultados financeiros.
Entre as principais vantagens que uma consultoria de gestão agrega para qualquer empresa estão:
- Renovação: uma consultoria externa traz o que de melhor existe em conhecimento de gestão no momento. Isso proporciona uma renovação na administração da empresa, que passa a ser mais focada e alinhada às melhores práticas do mercado.
- Disponibilidade: o consultor ou especialista se dedicará exclusivamente para atender as demandas da empresa, atuando sempre em prol de seu cliente e focado em gerar resultados.
- Foco: por ser um profissional de fora e ter um prazo para entregar seu trabalho, o consultor trabalha indo direto ao ponto, sendo assim mais eficiente e rápido em seu diagnóstico e na resolução dos problemas.
- Economia: por manter apenas um vínculo temporário com os profissionais, a empresa gasta muito menos ao recorrer uma consultoria, do que se fosse contratar um especialista como funcionário.
Ter uma boa gestão financeira é uma das melhores formas de garantir a sobrevivência e os lucros de sua empresa. Não ter um bom controle de fluxo de caixa e nem utilizar técnicas para avaliar se seus investimentos estão dando retorno são erros que só prejudicam a operação da sua empresa.
Conforme visto, estabelecer uma administração eficiente das finanças empresariais requer alguns cuidados, mas não é uma tarefa tão difícil quanto parece à primeira vista.
Mas mesmo que fosse, esse ainda seria um esforço muito compensador, principalmente no longo prazo. Com a ajuda de um bom sistema de controle financeiro, juntamente a profissionais e consultores especializados em finanças, é possível implementar uma gestão financeira eficiente e que acelere os resultados da sua empresa de forma definitiva.
Aprendeu como começar uma gestão financeira da melhor forma em seus negócios? Esperamos que sim! Se quiser esclarecer alguma dúvida ou compartilhar informações sobre o assunto, deixe o seu comentário!